Is van tevoren al bekend welke instelling het archief zou willen opnemen in de collectie, dan is het raadzaam om daar de geldende richtlijnen op te vragen. Voor het aanleveren van een archief aan een erfgoedinstelling is het van belang dat alle niet-relevante stukken uit het archief worden gehaald, dat het archief is geordend en beschreven en voorzien is van een inleiding. Daarom worden hieronder enkele algemene richtlijnen gegeven.

Bij de selectie van het archief worden alle dubbele stukken verwijderd uit het archief. Bij het overige materiaal moet gekeken worden of het bewaren meerwaarde heeft. Kassabonnetjes, facturen etc. kunnen veelal weg. Publicaties over of geschreven door de wiskundige zelf blijven in het archief. Publicaties over of geschreven door anderen worden alleen bewaard in het archief als er aantekeningen van de wiskundige opstaan die relevant zijn voor het werk van de wiskundige. Fotoalbums en foto’s van de familie worden niet opgenomen, maar fotoalbums van reizen met andere wetenschappers of foto’s waar zowel de wiskundige als andere wetenschappers opstaan weer wel. Het is wel van belang dat de namen bij de foto’s vermeld staan en dat de contextgegevens van de foto’s bekend is. Vaak blijft er nog een grijs gebied over, dit kunt u het beste bespreken met de erfgoedinstelling waar het archief naar toe gaat.

Bij het beschrijven van het archief wordt gekeken naar de oorspronkelijke ordening. Is er een duidelijke ordening aanwezig dan wordt deze in principe in stand gehouden en het archief zo beschreven. Is er geen ordening dan kan het beste onderstaand schema zo veel mogelijk gevolgd worden.

1.   Persoonlijk leven
2.   Professioneel leven
      2.1.   Aanstellingen, benoemingen en universitaire bestuurlijke activiteiten
      2.2.   Onderwijs en promotiebegeleiding
      2.3.   Wetenschappelijke activiteiten/onderzoek
      2.4.   Publicaties
      2.5.   Nevenactiviteiten en lidmaatschappen
      2.6.   Onderscheidingen
3.   Documentatie

De door de wiskundige geschreven publicaties vallen onder 2.4. Publicaties. Overige publicaties, stukken over de wiskundige en foto’s en fotoalbums vallen onder 3. Documentatie tenzij het bij een specifiek onderwerp hoort. Bijvoorbeeld foto’s en krantenartikelen van het verkrijgen van een prijs horen thuis onder 2.6. Onderscheidingen.

Probeer zoveel mogelijk om op dossierniveau te beschrijven, dus niet elk blaadje apart. Kijk naar wat bij elkaar hoort en beschrijf het geheel. Kijk ook naar het jaar van het oudste en het jongste document en vermeld dat bij de beschrijving. Geef ook aan of het om een dossier/map gaat, een doos of één stuk. Bijvoorbeeld Stukken betreffende het verkrijgen van de Nobelprijs, 1912. 1 dossier. Verpak dit materiaal in een dossiermap of doe er een stuk (zuurvrij) papier omheen. Doe het niet in een plastic hoesje. Dit moet later namelijk weer worden verwijderd.

Geef elke beschrijving een uniek nummer, lopend van 1, 2, 3 etc. zo ontstaat een doorlopende nummerreeks. Noteer geen nummers met punten of letters en noteer ook niet het rubrieksnummer in het nummer van de beschrijving. Dus niet 2.1.10. Stukken betreffende de aanstelling als hoogleraar aan de Universiteit van Amsterdam, maar noteer dan alleen het nummer 10.